Le registre du personnel réclamé pendant un contrôle, et introuvable.

La plupart des TPE ont bien « quelque chose ». Le problème n'est presque jamais l'absence totale de registre, c'est son décalage. Une embauche déclarée à l'URSSAF n'est pas reportée. Un contrat d'apprentissage est saisi sans la mention qui le distingue. Un stagiaire est noté au milieu des salariés alors qu'il doit figurer dans une partie spécifique, dans l'ordre d'arrivée. Un départ n'est jamais inscrit. Au bout de deux ans, le fichier ne reflète plus l'établissement.

Ce décalage ne se voit pas — jusqu'au jour du contrôle. L'agent ne demande pas un tableau : il demande le registre de cet établissement, à jour, dans l'ordre des embauches, avec les mentions prévues. Un tableur trié par ordre alphabétique, réécrit à chaque mise à jour et sans historique des départs ne répond pas à la demande, même s'il contient les bonnes personnes.

Et la sanction ne se compte pas par entreprise. L'article R1227-7 du code du travail punit d'une amende de 4^e classe l'absence de registre ou l'omission d'une inscription, autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Sur un effectif de dix personnes mal tenues, ce n'est pas une amende, c'est dix.

Enfin, il y a la mécanique la plus banale : celui qui embauche n'est pas celui qui tient le registre. La DPAE part, le contrat est signé, et le report dans le registre dépend d'une personne qui y pense. C'est exactement le genre de tâche qui n'aurait jamais dû dépendre de quelqu'un.

Obligatoire quel que soit l'effectif. Le registre est établi par l'employeur dès le premier salarié, dans chaque établissement. Les nom et prénoms de tous les salariés y sont inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile (article L1221-13 du code du travail).

Les stagiaires à part. Les stagiaires et les personnes volontaires en service civique accueillies dans l'établissement sont inscrits dans l'ordre d'arrivée, dans une partie spécifique du registre. Ce n'est pas un détail de mise en page : c'est une exigence du même article.

Les événements postérieurs s'inscrivent quand ils surviennent. Un changement de qualification, une fin de contrat, un départ : la mention est portée au moment de l'événement, pas lors d'une mise à jour annuelle. Les indications complémentaires à porter, selon les catégories, sont fixées par voie réglementaire (articles D1221-23 et suivants).

Aucune forme imposée. Le ministère du Travail est explicite : aucune forme spécifique n'est imposée pour la tenue du registre. Papier ou numérique, l'important est le contenu, l'ordre et la conservation. C'est ce qui rend une brique sur mesure parfaitement légitime ici.

Cinq ans après le départ. Les mentions portées sur le registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R1221-26). Le point de départ est le départ, pas l'embauche — la confusion est fréquente et coûteuse. Sur les autres durées, voyez notre article sur les durées légales de conservation.

Ces règles évoluent. Le réflexe utile est le même que partout ailleurs : remonter à la source (Légifrance, travail-emploi.gouv.fr) plutôt que recopier le tableau d'un éditeur, et noter le fondement à côté de chaque exigence. Une brique bien faite stocke la règle et l'article qui la porte.

Plus de reconstitution en urgence. Quand la demande arrive, le registre est déjà à jour : on l'exporte, daté, par établissement. Le temps passé à retrouver qui est parti quand disparaît, parce que l'information n'a jamais été effacée.

Les oublis se voient avant l'inspecteur. Une ligne sans qualification, un contrat sans mention d'apprentissage, un stagiaire rangé au mauvais endroit : l'outil signale l'incomplétude au moment de la saisie, quand la corriger coûte trente secondes.

L'outil vous appartient. Pas d'abonnement par salarié, pas de dépendance à un SIRH dont vous n'utiliseriez que 5 %. Une brique à vous, qu'on fait évoluer si une mention change. Pour situer le budget, voyez le guide des prix.