Vous ne savez pas ce que vous avez le droit de jeter, alors vous gardez tout.

Le raisonnement paraît sain : dans le doute, on conserve. Sauf qu'il crée exactement le problème qu'il prétend éviter. Une archive sans plan n'est pas une archive, c'est un tas — et le jour où l'URSSAF, le fisc ou l'inspection du travail réclame une pièce précise, personne ne la retrouve. Vous avez tout gardé et vous ne pouvez rien produire.

Le second risque est plus récent et moins visible. Dès qu'un document contient des données personnelles — dossier salarié, fichier client, candidatures — le RGPD impose une limitation de la conservation : la durée doit être déterminée en fonction de l'objectif de la collecte, et les données ne peuvent pas être gardées indéfiniment. Autrement dit, la loi vous oblige à garder et à jeter. Tout empiler vous met en faute des deux côtés.

Entre les deux, personne dans l'entreprise n'a le tableau. Le comptable connaît ses dix ans, la paie connaît ses cinq ans, le commerce ne sait pas trop, et le point de départ du délai — la date de la pièce ? la clôture ? le départ du salarié ? — n'est écrit nulle part.

Documents comptables et pièces justificatives : dix ans. Le code de commerce est explicite (article L123-22) : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. »

Contrôle fiscal : six ans. Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels s'exercent les droits de communication et de contrôle de l'administration se conservent six ans, à compter de la dernière opération inscrite ou de la date d'établissement de la pièce (article L102 B du livre des procédures fiscales). Un document reçu sous forme informatique doit être conservé sous cette forme.

Bulletins de paie : cinq ans côté employeur. L'employeur conserve un double des bulletins, papier ou électroniques, pendant cinq ans (article L3243-4 du code du travail). À ne pas confondre avec la mise à disposition du bulletin dématérialisé auprès du salarié, bien plus longue : cinquante ans, ou jusqu'aux six ans suivant l'âge visé au dernier alinéa de l'article L1237-5, au choix de l'employeur (article D3243-8).

Registre unique du personnel : cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R1221-26). Attention au point de départ : ce n'est pas la date d'embauche, c'est le départ — un registre purgé trop tôt vous laisse sans preuve pendant un contrôle.

Contrats et litiges : cinq ans en pratique, c'est le délai de prescription de droit commun (article 2224 du code civil) et celui des obligations nées à l'occasion du commerce (article L110-4 du code de commerce). Une pièce jetée avant la fin de la prescription est une pièce que vous ne pourrez pas produire pour vous défendre.

Ces durées bougent, et des règles sectorielles viennent parfois s'y ajouter. Le réflexe utile : ne recopiez jamais le tableau d'un prestataire d'archivage, remontez à la source (Légifrance, service-public.fr) et notez le fondement à côté de chaque famille. C'est précisément ce que la brique stocke : la durée et l'article qui la porte.

La décision est prise une fois. On tranche par famille, pas par carton. Ensuite l'outil applique, et la question « est-ce qu'on a le droit ? » ne se repose plus à chaque ménage de printemps.

Rien ne part sans validation. L'alerte précède la destruction, quelqu'un confirme, le journal enregistre. En cas de contrôle, vous montrez non seulement ce que vous avez gardé, mais la règle appliquée à ce que vous avez détruit.

L'outil vous appartient. Pas d'abonnement au gigaoctet archivé, pas de dépendance à un coffre-fort tiers : une brique à vous, qu'on fait évoluer quand une durée change. Pour situer le budget, voyez le guide des prix.