Ne plus découvrir une habilitation expirée le jour du contrôle.

Dans une TPE du bâtiment, de la logistique ou de la maintenance, les dates vivent éparpillées : le classeur des diplômes, l’onglet « Formations » d’un Excel plus ouvert depuis mars, la mémoire du conducteur de travaux. Or rien n’expire en même temps : un CACES se renouvelle tous les cinq ans — dix ans pour les engins de chantier (R482) —, le recyclage d’une habilitation électrique est recommandé tous les trois ans, l’attestation médicale vaut cinq ans, l’AIPR cinq ans aussi. Multipliez par huit salariés : aucune chance qu’un tableur tenu « quand on y pense » reste juste.

Le 1er octobre 2025 a aggravé le piège en le rendant invisible. Le décret n° 2025-355 du 18 avril 2025 a supprimé le suivi individuel renforcé pour ces salariés : la médecine du travail les convoque désormais tous les cinq ans, et leur délivre une attestation de non-contre-indication valable cinq ans. Moins de visites, c’est moins de rappels naturels — ces convocations qui, de fait, servaient de filet. L’autorisation de conduite, elle, reste délivrée par l’employeur, sous sa responsabilité : formation valide, avis médical en cours, connaissance des lieux. Si l’une des trois briques a expiré, l’autorisation ne tient plus.

Et le jour où ça casse n’est jamais un jour calme : un contrôle de l’inspection du travail, un audit sécurité imposé par un donneur d’ordre, ou un accident. Un salarié au chariot avec un CACES périmé, c’est une autorisation de conduite caduque, la responsabilité de l’employeur engagée, un assureur qui discute — et un poste à l’arrêt le temps de re-former en urgence, alors que les sessions de recyclage se réservent des semaines à l’avance.

Fini la découverte le jour J. L’alerte part des mois avant l’échéance : vous groupez les salariés proches de la date sur une même session, pendant un creux d’activité. Le recyclage devient une ligne du planning, pas une crise.

Vos autorisations de conduite restent valides. Les conditions — formation à jour, attestation médicale en cours — se vérifient d’un coup d’œil, salarié par salarié. C’est exactement ce qu’un inspecteur ou un auditeur demande en premier.

L’outil vous appartient. Pas d’abonnement RH facturé par salarié et par mois : un registre livré à prix fixe, détaillé dans le guide des prix. Il rejoint les autres briques RH : tenir le DUERP à jour, suivre les congés et absences sans tableur et préparer les éléments de paie.