Le même client existe trois fois dans votre base et personne n'ose supprimer.
« Martin BTP », « MARTIN Btp SARL » et « Martin B.T.P. » sont le même client. Tout le monde le sait. Personne ne les fusionne, parce que personne ne veut être celui qui a fait disparaître deux ans d'historique de commandes.
Une base qui ment sur ce que vaut un client.
Les doublons ne naissent pas d'une négligence. Ils naissent d'un formulaire web, d'une reprise de fichier, d'un commercial qui recrée une fiche parce qu'il n'a pas trouvé l'existante, d'un import fournisseur. Trois portes d'entrée, trois orthographes, trois fiches.
Les conséquences se voient ailleurs que dans la base. Le chiffre d'affaires par client est faux, donc les remises de fin d'année et les conditions négociées le sont aussi. L'encours est éclaté sur trois fiches, donc la limite de crédit ne protège plus de rien. Deux relances partent pour la même facture. Le publipostage arrive en trois exemplaires à la même adresse.
Et pourtant la base reste en l'état, parfois pendant des années. La raison est toujours la même : supprimer une fiche, c'est supprimer son historique, ses devis, ses commandes, ses pièces jointes. Personne ne prend ce risque un vendredi après-midi. Le nettoyage est reporté, jusqu'à ce que la base devienne inutilisable pour piloter quoi que ce soit.
Rapprocher, arbitrer, fusionner sans rien perdre.
Pas un grand projet de refonte de base. Une pièce qui fait ce travail-là, sur vos fichiers, avec vos règles.
1 · Elle rapproche
Comparaison approchante sur plusieurs colonnes : raison sociale normalisée, SIREN, e-mail, téléphone, adresse. Chaque paire arrive avec son score et le motif du rapprochement.
Score · motif · seuil réglable2 · Vous arbitrez
Les deux fiches côte à côte, champ par champ. Vous choisissez la valeur à garder pour chacun. Les cas évidents peuvent être validés en lot, les cas douteux restent en attente.
Décision humaine3 · Elle fusionne et trace
L'historique des deux fiches est rattaché à la fiche conservée. L'autre n'est pas supprimée : elle est marquée « fusionnée vers ». Le journal garde qui, quand, quoi.
Réversible · journaliséLa base redevient une source de décision.
On ose enfin nettoyer. C'est le vrai gain. Tant que la fusion est irréversible, elle est reportée indéfiniment ; dès qu'elle est annulable, le nettoyage se fait au fil de l'eau, dix minutes par semaine, au lieu d'attendre un chantier qui n'arrive jamais.
Les chiffres par client redeviennent justes. Chiffre d'affaires cumulé, encours réel, historique complet : les remises de fin d'année et les limites de crédit s'appuient enfin sur la bonne ligne.
La porte d'entrée se referme. Le même rapprochement peut tourner à la création d'une fiche : au moment de saisir un nouveau client, l'outil signale qu'il ressemble à un existant. C'est ce qui empêche la base de se re-salir dès le mois suivant.
L'outil vous appartient. Pas d'abonnement au nombre de fiches traitées, pas de base de données qui part chez un prestataire : une brique à vous, qu'on fait évoluer si vos règles changent. Pour situer le budget, voyez le guide des prix.
Pour se faire une idée avant d'en parler, l'outil gratuit détecter les doublons approchants fait le rapprochement directement dans votre navigateur, sans envoyer votre fichier nulle part. Si votre problème tient plutôt à la mise en forme de l'export qu'aux doublons eux-mêmes, voyez transformer un export en vrac en tableau propre ; et si la base vit dans un classeur partagé qui craque, remplacer un Excel partagé.
Ce qu'on me demande.
Comment détecter des doublons quand le nom n'est pas écrit pareil ?
Peut-on annuler une fusion si on s'est trompé ?
Combien coûte cette brique ?
Une heure, chez vous, gratuite.
On regarde un extrait de votre fichier clients et on estime le volume réel de doublons. Vous repartez avec un avis clair sur ce qui se nettoie et ce que ça coûte — sans engagement.
Confirmation immédiate · sans engagement